[科技资讯] 数分钟完成报销 SAP Concur帮助开德阜实现高效费用管理

每个月底看到一堆发票的时候总是皱眉头吗？对于凯德富国际贸易(上海)有限公司的员工来说，报销不再是个麻烦:无论何时何地，只需在手机上打开sap concur的差旅报销app，拍照上传各种账单，点击发票提交按钮& hellip& hellip提交报销只需要几分钟，真的很轻松方便！

凯德富国际贸易(上海)有限公司是一家专注于工程塑料在中国市场的分销和市场开发的德资企业，为国内许多汽车制造商、零部件供应商、手机和电器制造商提供各种工程聚合物和高性能塑料。公司隶属于德国费德森集团，包括负责生产的凯德富工程塑料(苏州)有限公司，以及在北京、广州、长春、天津、重庆的办事处和分公司。

过去，在每个月底的报销日，it团队往往要面对几十名员工在同一天询问报销软件的使用情况。现在，灵活高效的sapconcur差旅和费用管理系统为每位员工创造了简单易行的报销体验。凯德富国际贸易(上海)有限公司it经理萨中懋说。

先花钱后审批的管理难题

销售人员对于贸易公司来说非常重要，尤其是凯德富，近50%的员工都是销售人员。由于业务需要，他们面临着大量的客户开发任务和频繁的国内出差，因此他们在客户接待、当地交通和住宿费用上花费很多。凯德富使用内部开发的报销系统进行费用报销管理，但是系统的功能设置只能满足基本需求，在使用过程中遇到了很多挑战:

【/s2/】缺乏灵活性:【/s2/】原差旅报销系统必须使用pc连接内网才能登录，这给平时出差在外的销售人员带来了很大的困难，他们头疼的是每个月底都要回办公室花一天时间进行报销。对于公司来说，也造成了工作时间和运输成本的浪费。此外，如果员工不知道如何使用报销系统或在使用中出现问题，他们会在报销日期前集中精力咨询it经理，这将给it团队带来很大的工作量。

【/s2/】模糊报销费用:【/s2/】由于业务需要，销售人员在接待客户时往往会产生较高的费用，即使规定了每个人的餐饮标准，也不可避免的会出现餐饮费用的过度报销。由于原报销系统没有提前申请和审批的流程，公司无法判断费用的真实性，也不方便对系统进行监督，造成了大量未知的成本浪费。

【/s2/】缺乏对费用的洞察:【/s2/】原有的报销系统只能提供零散的费用数据，财务人员很难获得有价值的数据分析，也很难洞察员工的费用，帮助公司实现成本节约。

选择sap concur意味着选择更高的工作效率

基于以上挑战，凯德富迫切需要一套高效灵活的解决方案，建立满足业务需求的差旅报销体系。2017年初，凯德富专注于sapconcur，并因其出色的移动体验于7月正式部署。Sap concur帮助凯德富在一年内取得了良好的预期效果，提高了员工的满意度和工作效率。

借助sap concur的手机应用，员工可以省去赶回办公室登录电脑报销的麻烦，将原本需要一天才能完成的报销工作分配到平时零零碎碎的时间。每次费用发生后，员工可以通过手机记录并上传费用。到月底，你只需要检查费用是否正确，没有遗漏就可以直接报销了。

对于财务人员来说，工作效率的提升也是显著的。在此之前，每个办公室的员工都会向上海的财务部发送纸质报销凭证，财务人员每月至少花几天时间审批整个公司100多名员工的费用。现在因为所有电子票据都自动上传到系统，财务人员可以轻松在线审核，审核时间缩短到原来的1/3。同时，员工领取报销费用的期限缩短了25%。员工可以快速获得报销，感受到差旅和费用管理系统带来的好处。

更可喜的是，工作效率的提高也体现在it部门。本来因为每月只做一次报销，员工会在报销截止日期前集中精力咨询it团队，导致这段时间it人员的工作量急剧增加。现在，他们不再需要像往常一样专注于一天来处理许多员工使用报销系统的问题。此外，it人员维护差旅报销系统投入的时间和精力大大减少，原有的财务报销系统需要人工维护，尤其是维护服务器的稳定性和系统数据库的备份；但是，使用sap concur基于云的费用报销平台后，it人员不需要花费时间维护系统，他们的时间可以投入到其他更关键的项目中，为企业创造更多的价值。

这不仅是节约成本，也是财务合规的方式

虽然公司对费用报销有一定的规定和限制，但员工在实际支出时偶尔会过度使用费用，尤其是客户招待和节日礼物等费用。目前，员工在使用费用前需要经过sapconcur的事先批准，财务人员可以检查合规性，合理管理超额费用的申请。结果，过去管理招待费报销的困难得到了改善，有效地限制了雇员遵守费用的合规要求。

通过这样一个良好的管控机制，经过一年多的使用，我们的报销费用占总运营费用的比例明显降低。更重要的是，企业内部逐渐形成了一种财务合规的氛围，大家都遵循了规范和程序。无论是差旅申请和预订，报销和管理，都很顺利，我们的工作效率更高，员工的满意度也更高。经理说。

深化财务分析，从生态系统中寻求利益

在总结sapconcur给企业带来的价值时，管理者的分享、灵活性和效率是sap concur带给我们的重要优势。因为它可以解决我们员工在任何地方完成报销的工作需求，并且碎片化以前密集的费用报销时间。一天几分钟可能不会占用时间，但是一个月可以节省几个小时的工作时间。

接下来凯德富正打算进行有针对性的财务管理分析和优化。我们将使用sapconcur生成的分析报告进行更多方面的分析和处理，希望与包括酒店和空航空公司在内的许多合作伙伴协商合同价格，并借助sap concur成熟的差旅和费用管理生态系统进一步提高效率和节约成本。

此外，凯德富目前正在调查东南亚市场企业的报销情况，并将据此制定报销标准。预计sap concur将在不久的将来在新加坡、泰国和马来西亚实施。

关于sap concur

在过去的二十六年里，sap concur为不同规模的企业提供了自动化和互联以外的经验。成本管理解决方案涵盖旅游应用、成本管理、企业支付、商业智能分析、预算控制和移动应用等。Sap concur的全球实践经验和行业领先的创新为客户提供了节省时间的工具、尖端技术和互联数据，并构建了涵盖众多合作伙伴和应用的旅游生态系统，从而帮助客户始终抓住市场上的第一个机会。Sap concur在全球拥有超过48，000家企业客户，包括超过75%的财富100强和500强公司，市场份额超过50%。